Tietosuojaseloste toimintaan ilmoittautumisesta

1. Rekisterin nimi

Tampereen Kehitysvammaisten Tuki ry:n rekisteri toimintaan ilmoittautumisesta


2. Rekisterinpitäjä

Tampereen Kehitysvammaisten Tuki ry

Y-tunnus 0282757–0

Onkiniemenkatu 3 D 33, 33230 Tampere

puh. 03 2140226, toimisto@kvtukitampere.fi


3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Toiminnanjohtaja Päivi Kaltio

Onkiniemenkatu 3 D 33, 33230 Tampere

puh. 040 5227831, kaltio@kvtukitampere.fi


4. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Tampereen Kehitysvammaisten Tuki ry:n päävastuullisesti järjestämän vapaa-ajan toiminnan, kuten harrastekurssien, leirien, retkien, risteilyjen, matkojen tai vertaisiltojen järjestämisessä tarvittavien henkilötietojen kerääminen ja käsittely. Tietoja käytetään ainoastaan sen tapahtuman/toiminnan, johon henkilö on ilmoittautunut, toteuttamista ja tiedottamista varten.

5. Rekisterin pitämisen peruste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn antama dokumentoitu suostumus, oikeutettu etu, sopimus ja lakiin perustuvat velvoitteet.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on huolehtia tarvittavasta yhteydenpidosta rekisteröityihin, toiminnan ja tapahtumien suunnittelusta, organisoinnista, toteutuksesta ja kehittämisestä, palautteiden keräämisestä, toimintaan ja tapahtumiin liittyvästä tiedottamisesta, materiaalien lähettämisestä sekä laskutuksesta ja muusta maksuliikenteestä. Oletettujen valokuvien julkaiseminen tehdään vain rekisteröityjen suostumuksella. Alaikäisiä rekisteröityjä koskevien henkilötietojen kohdalla suostumus hankitaan myös heidän huoltajiltaan.

Palautteen keräämisen peruste liittyy toimintamme kehittämiseen, sekä velvollisuuteemme raportoida ja arvioida toimintaamme eteenpäin esimerkiksi rahoittajallemme.  Annettuja palautteita ei yhdistetä yksittäisin palautteen antajiin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • sukunimi, etunimi,
  • lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka,
  • puhelinnumero, sähköpostiosoite,
  • syntymäaika
  • allergiat ja erityisruokavalio
  • huomioon otettavia asioita, esim. vaihtoehtoinen kommunikointitapa
  • toiminnassa huomioitavat sairaudet ja (lisä)vammat, apuvälineiden käyttö
  • onko uusi henkilö toiminnassa
  • yhteyshenkilön/ lähihenkilön nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen
  • kulkeminen toimintaan
  • kuvauslupa sekä kuvien käyttötapojen määrittely
  • digitaalisessa muodossa olevia valokuvia ihmisistä, jotka ovat antaneet suostumuksensa valokuvaukseen.
  • muut toimintaan liittyvät toiveet ja tarpeet

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään puhelimitse, sähköpostilla, kotisivuilla olevan sähköisen lomakkeen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

8. Tietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään niin kauan, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole perusteita ja toimintaan liittyvät toimet on saatu hoidettua loppuun. Tällaisia toimia ovat esimerkiksi laskutus, tapahtumaan liittyvä kysely, palautteen kerääminen, seuranta, kontrolli tai jatkojakso. Toimintaan liittyvien tehtävien suorittamisen jälkeen kaikki tapahtumaan liittyvät sähköiset ja paperiset henkilötietoja sisältävät dokumentit tuhotaan lukuun ottamatta valokuvia ja näihin liittyviä valokuvauslupia.

Tietoja säilytetään toiminnan laajuuden raportoinnin tositteena ja Kirjanpitolain 10 §:n perusteella enintään kuusi vuotta tapahtuman tai tilaisuuden päättymisestä.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on vain Tampereen Kehitysvammaisten Tuki ry:n palveluksessa olevilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisteriä ylläpitävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa Tampereen Kehitysvammaisten Tuki ry:n tai kyseessä olevasta toiminnasta vastaavien henkilöiden ulkopuolelle ainoastaan toiminnan/tapahtumien järjestämisen mahdollistamiseksi (esimerkiksi majoituspalveluiden järjestäjät, matkatoimisto, pitopalvelut).

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. IT-palvelujen tarjoajilta edellytetään luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  Mikäli tietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, noudatetaan aina tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

12. Käyttäjien profilointi

Käyttäjiä ei profiloida.

13. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti tarpeellisin teknisin ja organisatorisin keinoin. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

14. Rekisteröidyn oikeudet

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa).
  • Korjausoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tässä rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, täydentämistä tai poistamista. Tietojen tarkistus- tai korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa).
  • Valitusoikeus: Jos rekisteröity kokee oikeuksiaan loukattavan, toivotaan että rekisteröity ottaa ensisijaisesti yhteyttä tässä selosteessa nimettyyn tietosuojavastaavaan. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaisille.

15. Tietosuojaselosteen muuttaminen
⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa. Mikäli muutamme tätä selostetta merkittävästi, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.2.2024.